Über Sinn und Unsinn von ToDo Listen Apps

Es gibt immer eine Menge zu tun und gewöhnlich verschiebe ich die wirklich wichtigen aber langweiligen Sachen gerne ganz weit nach hinten, da ich ausserdem mehr als eine Profession ausübe besteht auch immer die Gefahr den Überblick zu verlieren und nebenbei muss ja auch die Zeit erfasst werden.

Ob in meiner Zeit als Marketing Manager für große Agenturen und Firmen oder als Freelancer, ToDo Listen sind der Rahmen, die Ubahnkarte die mich durch den Tag bringt und mir hilft abends Schlaf zu finden.

Aus diesem Grund habe ich eine Menge Systeme und Apps und Software getestet. HIer ist eine Übersicht über einige der Apps, die ich ausprobiert habe, als Rangliste.

1. Teux Deux 
2. Wunderlist
3. Things
4. Todoist
5. Any
6. Trello
7. Evernote
8. Email
9. Apple Reminders, Google Tasks
10. Stift & Papier

Teux Deux führt mit Abstand Platz 1.

Nicht nur weil es die meiner Meinung nach am besten designte App ist, sondern vor allem weil Teux Deux mit genau den Funktionen punktet die man braucht aber nicht mehr.

Wunderlist ist eine App made in Germany und hat eine Menge sehr durchdachter Funktionalitäten.

Ich finde, das gerade die Komplexität hinderlich ist, effektiv damit zu arbeiten. Das Problem ist für mich sobald ich Gruppen oder ähnliches für ToDo Listen anlegen kann, vermeide ich es mich mit den ToDo Punkten in bestimmten Gruppen oder Accounts zu beschäftigen. Ich muss eigentlich nur wissen was ich heute machen muss.

Things, Todoist, Any gehören für mich in die gleiche Kategorie wie Wunderlist

– schön, aber ein bisschen zu komplex, um wirklich effektiv zu sein. Todoist hat eine sehr gute einbindung in den Google Worklfow wenn man einen Google Account hat und nutzt, ausserdem eine wirklich schöne Chrome Extension und war lange Zeit mein Favorit.

Trello – ist die App, die ich aktuell nutze.

Dennoch gibt es Gründe warum Trello hier an Platz 6 steht:
Erstens finde ich das Design ein wenig altbacken, da helfen auch die eher ablenkenden Hintergründe, die man in der Pro Version dazu bekommt nicht. Zweitens ist es keine „echte“ ToDo App, sondern eher eine Art Projekt Management Tool. Trello hat eine grossartige Funktionalität in den Google Kalender eingebunden zu werden, die es für mich zur ersten Wahl für ToDo’s meiner Projekt, Termine & vor allem den Editorial Kalender macht. Es hat als Ideen Pinboard auch Pinterest & Evernote abgelöst.

Evernote ist ein oft unterschätztes Instrument für viele Dinge einschliesslich ToDo’s.

Ich habe Evernote schon genutzt um Angebote zu schreiben, Artikel aus dem Web zu archivieren, Präsentationen zu halten, Prjekte zu managen und vieles mehr. Der Grund warum ich es nicht mehr so exxessiv verwende hat nichts mit Evernote zu tun, sondern mit meinem Produktivitäts- und digitalenSammelwahn (ich sage nur „Lese ich später“ Ordner / Tag). Genau wie die meisten ToDo Listen, ist mein Evernote Account irgendwann so komplex geworden, das ich schon gestresst war, wenn ich nur einloggen sollte. Ein Grund mehr warum ich Teux Deux in seiner fokussierten Funktionalität so schätze.

Email für ToDo

Von 20 Leuten dich ich gefragt habe schicken sich 19 (einschlisslich mir) wichtige ToDo’s am abend vorher via Email, einige verwenden zusätzlich zu ihrer ToDo App, die Möglichkeit sich die To Do’s von dort als Erinnerung in Ihre Mailbox zu schicken. Fast alle Apps bieten  neben den eigenen Benachrichtigung, auch die Möglichkeit sich die ToDo’s per Email schicken zu lassen.

Google / Apple Tasks sind durchaus einfach zu bedienende Tools die mich aber nie wirklich angesprochen haben und ausser kurzen Tests habe ich beide nie verwendet.

Platz 10 ist eigentlich Platz 1, ohne Wenn und Aber.

Ob Einkaufsliste oder ToDo am Ende geht auch in noch so grossen Projekten, für mich, nichts über Stift und Papier. Dabei löst Papier und Stift Apps nicht ab, sondern Apps erweitern die Funktionalität meiner analogen Arbeitsweise. Seit einiger Weile arbeite ich primär wieder mit einem analogen Kalender und organisiere meine ToDoListen auch auf Papier. Optimiert habe ich das mit einer Hack -Version von Bullet Journal, z.b mache ich keine Kalender-Monatsübersicht, sondern eine Wochenübersicht, etc. das ist natürlich abhängig von den eigenen Bedürfnissen.

Der grosse Vorteil von analogen ToDo Listen ist, dass ich die Dinge aus meinem Kopf bekomme, ein Vorgang der irgendwie mit diditalen Apps, so nicht funktioniert und das führt dazu das ich abends loslassen kann und besser schlaf finde.

Ps.: Diese Liste ist absolut unvollständig und ich freue mich, über weitere Tipps und Tricks gerne auch in den Kommentaren.