14 Dez

5 Dinge die Sie über Produktivität und GTD wissen sollten

5 Dinge die Sie über Produktivität und GTD wissen sollten, oder warum die üblichen Produktivitäts Tipps und GTD (Getting things Done) für Künstler, Kreative und Selbstständige oft nicht funktionieren.

Die Gedanken hören nicht auf sich zu drehen, eine Idee, eine Sorge, ein ToDo nach dem anderen, hindert Sie am einschlafen, arbeiten, kreativ sein.

Kennen Sie das? Mitten im Prozess eine neue Kollektion zu kreieren, ein neues Werk zu schaffen und schon wieder den Abgabetermin für Steuer, KSK, Fördergelder verpasst. Vieles bleibt auf der Strecke, oder schlimmer die Kunst bleibt auf der Strecke wenn die Termine eingehalten werden.

Oft kommen Künstler zu mir und erzählen mir das sie es mit allen möglichen Tools versucht haben, ToDo Listen, GTD, Post it, Trello, Todoist, Kalender Extensions und etc. Wer die gängigen Selbsthilfe und Produktivitäts-Blogs liest, bekommt als Kreativer erst recht ein schlechtes Gewissen. Dort steht’s! Jeder erfolgreiche Schriftsteller hat eine Morgenroutine, eine Wochenroutine, und braucht kaum Schlaf. Jeden Tag soll geschrieben werden um die Kreativität anzukurbeln, aber nur ein paar Stunden, am Besten morgens um 5:00. Ein Kreativer Designer arbeitet mit effektiven Apps um das kreative Chaos im Griff zu behalten. Phew!

1. die meisten Produktivitätstools sind für Menschen gedacht die in verhältnismässig festen Strukturen leben, oder aber diese brauchen um nicht verloren zu gehen. Kleine Organisations-Schritte oder -Krücken.

2. Zielsetzungen sind eine interessante Sache und bestimmt für viele Menschen Hilfreich: das grosse Lebensziel, und die kleinen, messbaren nächsten Ziele.

3. ToDo Listen sollen die Aufgaben des Tages strukturieren und je nachdem welches System man nutzt, sollen auch Schwerpunkte gesetzt werden.

4. EffektivitätEffektivität (von lateinisch effectivus ‚bewirkend‘) ist ein Maß für Wirksamkeit, das das Verhältnis von erreichtem Ziel zu definiertem Ziel beschreibt. Es gibt Aufschluss darüber, wie nahe ein erzieltes Ergebnis dem angestrebten Ergebnis gekommen ist. Dies ist im Unterschied zur Effizienz (als Maß für Wirtschaftlichkeit) unabhängig vom Aufwand. Einzig das Ausmaß und die Qualität, in dem beabsichtigte Wirkungen des Ziels erreicht werden, stellen die Kriterien für das Vorhandensein von Effektivität dar. Wikipedia. Was immer die Passion ist der Sie folgen, Effektivität stand bestimmt nicht auf Ihrer Wunschliste warum lassen Sie sich jetzt erzählen sie müssten effektiv sein?

5. Multitasking – No! Selbst ein Tausendsassa wie ich macht am besten eins, und nur eins auf einmal.

Also keine Hoffnung Licht ins Dunkel zu bringen? Ich würde diesen Post nicht schreiben, wenn es nicht auch Lösungen gäbe. Im Gegensatz zu Menschen die in eher strukturierten Rahmenbedingungen arbeiten können diese nur leider nicht pauschalisiert werden, sondern müssen individuell erarbeitet werden.

Hier nur ein paar kleine Tipps die manchmal auf die schnelle helfen:

1. Gedankenkarussell stoppen – wer wie ich nicht schlafen kann, weil das Gedankenkarussell keine Ruhe gibt kann sich eine kleines Notizbuch neben das Bett legen. Jedes mal wenn mir etwas einfällt, etwas Sorgen macht etc. greife ich das kleine Büchlein und schreibe diese Ideen, „ToDo’s“, Sorgen dort rein. Das hilft, weil Sie aus dem Kopf sind, ich schaue übrigens tagsüber fast nie in diese Buch um irgendwas daraus zu erledigen.

2. Eine Kundin von mir macht einen „Admin Tag“ einmal die Woche. Die ganze Woche schreibt sie alles auf was anfällt und einmal die Woche setzt sie sich hin und arbeitet alles ab was getan werden muss. Rechnungen schreiben, Buchhaltung machen, Amtstermine, Papiere einordnen, Akquise, mit der Agentur sprechen etc. Wenn Sie das nötige Kleingeld haben sollten Sie auch unbedingt darüber nachdenken ob Sie nicht jemanden dafür bezahlen Ihnen diese Dinge abzunehmen.

3. Handschriftlich – obwohl ich ein grosser Fan von allen digitalen Tools und Apps bin, empfehle ich nicht nur vielen Kreativen wieder zu Papier und Stift zu greifen, sondern tue es selber. Digitale ToDo Listen helfen mir nicht Dinge aus dem Kopf zu bekommen. Viele Kreative sind einfach besser bedient mit einem guten alten Papier Kalender, in den sie auch Notizen und Ideen kritzeln können.

4. Deadlines – finden sie Ihren Rhythmus, einige der Maler die ich kenne arbeiten lieber Nachts, weil es da ruhiger ist, und sie können nicht nur ein paar Stunden arbeiten, sondern müssen solange arbeiten bis alle Ideen aus dem Kopf auf das Medium übertragen sind, einige arbeiten an mehreren Werken zugleich, andere können sich nur auf eines konzentrieren. Etappen, Zwischenziele etc. helfen nicht viel wenn die Inspiration nicht da ist und um so mehr Zeitdruck aufkommt um so schwerer wird es. Klären Sie mit einem Freund oder Ihrem Agenten ob er die undankbare Aufgabe übernimmt sie auf Ihre Fortschritte/Ihren Verzug hinzuweisen oder malen Sie sich Timelines an die Wand… egal was hilft, es muss sich mit Ihrem eigenen kreativen Prozess vereinbaren lassen.

5. Verschieberitis – Ich denke Sie wissen wovon ich spreche, mit Verschieberitis meine ich alles rund um Zeit. Egal ob Morgens Zeit im Bett vertrödeln und mal wieder zu spät zum Termin zu kommen, oder auf-den-letzten-drücker Arbeiten fertigstellen, aber auch Druckerpatronen nicht kaufen, Müll runterbringen etc. jeder hat seine eigenen kleinen Schwachstellen wenn es um Verschieberitis geht. Auch dafür gibt es eine Vielzahl von Hilfestellungen und je nach „Symptom“ werden wir schon das richtige Lösungstool finden. Mein Ansatz ist aber ein anderer: Es ist OK, ungeliebte Aufgaben zu verschieben. Sie wissen ja es muss gemacht werden, Sie wissen jedes mal wenn Sie etwas auf die lange Bank schieben führt das zu Ärger, es hilft absolut nichts wenn Sie sich selber verrückt machen. Wichtig ist in erster Linie nicht andere verantwortlich zu machen. Am besten ist es meiner Meinung nach der Sache ins Gesicht schauen – „ok, ich bin wieder sehr spät dran damit die Arbeiten fertig zu stellen, anscheinend brauche ich den Druck, allerdings bin ich dann immer sehr unzufrieden mit der Qualität die ich liefere. Was kann ich tun um in Zukunft stressfreier zu arbeiten?“ Sie sind Kreativ, sie werden, gerne mit meiner Hilfe, Wege finden mit Ihrer ganz persönlichen Verschieberitis umzugehen.

Verschiebe nicht auf morgen, was genausogut auf übermorgen verschoben werden kann. Mark Twain

Beitragsbild via Unsplash

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